Прес-конференція являє собою важливий інструмент для того аби заявити про себе, привернути увагу до Вашої ідеї та залучити додаткові ресурси для виконання ініціативи.
Проте, ефективність даного заходу прямо пропорційно залежатиме від кількості представників ЗМІ, а також від популярності цих МАС-МЕДІЯ у регіоні реалізації Вашого проекту.
Для того аби забезпечити Вашій прес-конференції успіх та популярність серед ЗМІ доцільно виконати ряд не складних порад:
1. Сформувати список ЗМІ, що користуються най більшою популярністю у Вашому регіоні. Радимо звернути увагу і на інтернет видання. Вони набирають все більшу вагу та користуються все більшою популярністю. Дізнайтесь як умога більше інформації (адресу, контактні телефони, тематику, П.І.П. кореспондентів та керівництва, тематику виданя, тощо).
2. Попередньо перетелефонуйте кореспондентам чи головним редакторам (особам що виконують дані функції) та запросіть на прес-конференцію. Запитайте на яку адресу можна вислати прес-реліз запланованого заходу.
3. Підготуйте прес-реліз (розгорнуте запрошення). В якому вкажіть тему заходу, коротко та змістовно опишіть суть заходу якому присвячена прес-конференція, додайте фразу про актуальність анонсованого заходу та важливість інформування цільової аудиторії, час місце та дату проведення прес конференції. Намагайтесь щоб текст не був надто довгим, але змістовним і спонукав представників ЗМІ відвідати Вашу прес-конференцію.
4. За день чи два до початку зустрічі уточніть чи буде присутнім той чи інший кореспондент.
5. Після закінчення офіційної частини, по можливості, запропонуйте гостям чай, каву, капучіно. Під час кава-брейку, підійдіть до кореспондентів і запитайте як їм сподобалось, чи не має якихось запитань чи зауважень. Попросіть надати Вам випуск газети чи журналу із публікацією про Вашу прес-конференцію. У представників інтернет-видань, попросіть скинути Вам ссилку на статтю присвячену Вашому заходу. Намагайтесь налагодити контакти.
Виконуючи ці не хитрі поради Ви зможете забезпечити максимальну ефективність ваших інформаційних заходів.
А налагоджуючи стосунки із кореспондентами та редакціями засобів масової інформації, зможите забезпечити собі подальшу вигідну співпрацю із ними. Наприклад якщо треба буде розмістити якесь оголошення чи статтю то легше буде це зробити, якщо у Вас уже будуть налагоджені контакти із ЗМІ.
До того ж контакти дозволять Вам отримувати схвальні відгуки про Ваші заходи, а також налагодити постійну інформаційну підтримку.
Ще декілька слів про те як пропонувати розмістити матеріал у ЗМІ чи запросити представників МАС-МЕДІЯ на Вашу прес-конференцію.
Не потрібно, звертаючись із пропозицією висвітлити Ваш захід, принижуватись і благати це зробити. Ви – громадський лідер. Ви робите важливу і потрібну справу. До того ж висвітлювати події – робота ЗМІ. Сміливо пропонуйте висвітлити Ваш захід, разом із цим не забудьте нагадати, що він – важливий та актуальний.
Памятайте про це і все буде гаразд.
Урок підготував та провів – Денис Клименко. До зустрічі.